Management/Office-assistent ENTEG
Solliciteer nuManagement/Office-assistent ENTEG
Haal jij energie uit organiseren en ondersteunen in een internationale, innovatieve omgeving? Bij het Engineering and Technology Institute Groningen werk je in een dynamische gemeenschap van onderzoekers en docenten. Hier draag jij als Management / Office Assistant bij aan het soepel laten verlopen van processen en het ondersteunen van wetenschappelijk onderwijs en onderzoek.
Management/Office-assistent ENTEG
Solliciteer nu
Wat ga je doen?
Als Management/Office-assistent bij het Engineering & Technology Institute Groningen (ENTEG) ben je het eerste aanspreekpunt voor medewerkers, studenten en externe contacten. Je ondersteunt onderzoekers op administratief en organisatorisch vlak en zorgt ervoor dat zij zich kunnen richten op onderwijs en onderzoek.
Je werkzaamheden bestaan onder andere uit:
- Communicatie: Afhandelen van inkomende telefoontjes, e-mails en correspondentie in het Nederlands en Engels. Opstellen van brieven.
- Agendabeheer: Plannen en beheren van afspraken, vergaderingen en deadlines voor hoogleraren en onderzoekers.
- Onderwijsadministratie: Ondersteuning bij het verwerken van tentamens, plannen van eindpresentaties en cijferverwerking.
- Organisatie en planning: Regelen van accommodaties, catering en logistieke ondersteuning voor bijeenkomsten, vergaderingen en evenementen.
- Notuleren: Maken van verslagen van vergaderingen en bijeenkomsten.
- Website en publicaties: Bijhouden en beheren van de website en wetenschappelijke publicaties.
- Reizen en declaraties: Boeken van reizen, assisteren bij visumaanvragen en indienen van declaraties.
- Overige administratieve taken: urendeclaraties, verantwoordelijk voor voorraadbeheer en ad-hoc-taken.
Wie ben jij?
Je herkent jezelf in het volgende profiel:
- Je hebt een afgeronde opleiding op havo/vwo-niveau of mbo-4, bij voorkeur in een administratieve of secretariële richting.
- Je beschikt over uitstekende communicatieve vaardigheden in Nederlands en Engels, zowel mondeling als schriftelijk.
- Je werkt proactief, gestructureerd en servicegericht.
- Je kunt zelfstandig werken en behoudt overzicht, ook bij wisselende prioriteiten.
- Je bent flexibel, stressbestendig en nauwkeurig.
Wat kan je van ons verwachten?
- Wij bieden, in overeenstemming met cao Nederlandse Universiteiten een salaris van minimaal € 3.029 tot maximaal € 3.623 (schaal 06) bruto per maand bij een fulltime dienstverband.
- 232 verlofuren per jaar, o.b.v. een 38-urige werkweek (1.0 fte). Je kunt ook meer of minder uren werken, in ruil voor meer of minder vrije uren. Zo spaar je bij een 40-urige werkweek 96 extra vrije uren en lever je bij een 36-urige werkweek 96 uur in.
- Eindejaarsuitkering van 8,3% en 8% vakantietoeslag.
- Uitgebreide mogelijkheden voor persoonlijke en professionele ontwikkeling.
- Een tijdelijke aanstelling van 0,8 fte voor één jaar.
Waar ga je werken?
Bij de Rijksuniversiteit Groningen (RUG) werk je bij een brede topuniversiteit, met aandacht voor alle takken van wetenschap en techniek. Ondersteunende medewerkers leveren een essentiële bijdrage aan de inzet van docenten en onderzoekers voor de ontwikkeling van talent en een betere, duurzame samenleving. De RUG wil een open academische gemeenschap zijn met een inclusief en veilig werkklimaat dat je uitnodigt om jouw waarde toe te voegen.
De Faculty of Science and Engineering (FSE) verzorgt onderwijs en onderzoek in een breed spectrum van disciplines, van natuurkunde en biologie tot kunstmatige intelligentie, werktuigbouwkunde en farmacie. We dragen in nauwe samenwerking met partners uit bedrijfsleven, medische wereld en maatschappij bij aan de urgente uitdagingen van onze tijd, zoals energie, duurzaamheid, digitalisering en medische technologie. Onze gemeenschap heeft een open en informeel karakter, met meer dan 7.000 studenten, 1.000 promovendi en 1.400 medewerkers van over de hele wereld. Wil je meer weten over de Faculty of Science and Engineering? Kijk dan op rug.nl/fse.
Je komt te werken bij het Engineering & Technology Institute Groningen (ENTEG). ENTEG is een van de onderzoeksinstituten van FSE. Bij ENTEG draait alles om innovatie en duurzame technologie. Onze onderzoekers en docenten werken aan baanbrekende projecten in drie hoofdgebieden:
- Mechanica, materialen & robotica: Denk aan robots, sterke nieuwe materialen en geavanceerde computers die helpen om dingen te ontwerpen.
- Optimalisatie, systemen & besturing: Hier ontwikkelen we methoden voor het modelleren, besturen en optimaliseren van ingewikkelde systemen, zoals slimme energienetwerken of fabrieken.
- Duurzame chemische technologie & biotechnologie: Onderzoek richt zich op manieren om afval, zoals plastics of plantenresten om te zetten in nieuwe grondstoffen of energie.
Het is een internationale omgeving met collega’s uit verschillende disciplines en culturen, waarbij Engels vaak de voertaal is.
string(24) "sollicitatieprocedure_nl"
array(1) {
["stappen"]=>
array(5) {
[0]=>
array(2) {
["titel"]=>
string(17) "Jouw sollicitatie"
["uitleg"]=>
string(80) "Nadat je jouw sollicitatie hebt ingediend, ontvang je een bevestiging per mail. "
}
[1]=>
array(2) {
["titel"]=>
string(8) "Selectie"
["uitleg"]=>
string(126) "De selectiecommissie beoordeelt je sollicitatie en laat je zo spoedig mogelijk weten of je wordt uitgenodigd voor een gesprek."
}
[2]=>
array(2) {
["titel"]=>
string(14) "Eerste gesprek"
["uitleg"]=>
string(112) "We leren elkaar graag beter kennen tijdens een eerste gesprek, dat zowel online als op locatie kan plaatsvinden."
}
[3]=>
array(2) {
["titel"]=>
string(64) "Tweede gesprek en mogelijk assessment en/of opvragen referenties"
["uitleg"]=>
string(158) "Mogelijk plannen we nog een tweede gesprek met je in. Dit gesprek wordt eventueel aangevuld met een assessment. Ook kunnen hier referenties worden opgevraagd."
}
[4]=>
array(2) {
["titel"]=>
string(25) "Arbeidsvoorwaardengesprek"
["uitleg"]=>
string(394) "Na een positief gesprek, nemen we samen de arbeidsvoorwaarden door. Als alles rond is, heten we je van harte welkom bij de RUG!
Ben je benieuwd hoe de onboarding bij de RUG verloopt? Op onze informatiepagina voor nieuwe medewerkers lees je wat je kunt verwachten."
}
}
}
array(5) {
[0]=>
array(2) {
["titel"]=>
string(17) "Jouw sollicitatie"
["uitleg"]=>
string(80) "Nadat je jouw sollicitatie hebt ingediend, ontvang je een bevestiging per mail. "
}
[1]=>
array(2) {
["titel"]=>
string(8) "Selectie"
["uitleg"]=>
string(126) "De selectiecommissie beoordeelt je sollicitatie en laat je zo spoedig mogelijk weten of je wordt uitgenodigd voor een gesprek."
}
[2]=>
array(2) {
["titel"]=>
string(14) "Eerste gesprek"
["uitleg"]=>
string(112) "We leren elkaar graag beter kennen tijdens een eerste gesprek, dat zowel online als op locatie kan plaatsvinden."
}
[3]=>
array(2) {
["titel"]=>
string(64) "Tweede gesprek en mogelijk assessment en/of opvragen referenties"
["uitleg"]=>
string(158) "Mogelijk plannen we nog een tweede gesprek met je in. Dit gesprek wordt eventueel aangevuld met een assessment. Ook kunnen hier referenties worden opgevraagd."
}
[4]=>
array(2) {
["titel"]=>
string(25) "Arbeidsvoorwaardengesprek"
["uitleg"]=>
string(394) "Na een positief gesprek, nemen we samen de arbeidsvoorwaarden door. Als alles rond is, heten we je van harte welkom bij de RUG!
Ben je benieuwd hoe de onboarding bij de RUG verloopt? Op onze informatiepagina voor nieuwe medewerkers lees je wat je kunt verwachten."
}
}
Sollicitatieprocedure
Nadat je jouw sollicitatie hebt ingediend, ontvang je een bevestiging per mail.
De selectiecommissie beoordeelt je sollicitatie en laat je zo spoedig mogelijk weten of je wordt uitgenodigd voor een gesprek.
We leren elkaar graag beter kennen tijdens een eerste gesprek, dat zowel online als op locatie kan plaatsvinden.
Mogelijk plannen we nog een tweede gesprek met je in. Dit gesprek wordt eventueel aangevuld met een assessment. Ook kunnen hier referenties worden opgevraagd.
Na een positief gesprek, nemen we samen de arbeidsvoorwaarden door. Als alles rond is, heten we je van harte welkom bij de RUG! Ben je benieuwd hoe de onboarding bij de RUG verloopt? Op onze informatiepagina voor nieuwe medewerkers lees je wat je kunt verwachten.
Interesse?
Klinkt dit als een uitdaging die bij je past? Solliciteer dan direct via onderstaande knop!
Voeg bij je sollicitatie de volgende documenten toe:
- CV.
- Motivatiebrief.
Mocht er tijdens het sollicitatieproces al een geschikte kandidaat worden gevonden, dan behouden we ons het recht voor om de vacature eerder te sluiten.
Heb je vragen of meer informatie nodig?
-
Heb je vragen over de inhoud van de vacature?
David Wind
Coördinator bedrijfsvoering
d.wind@rug.nl -
Heb je vragen over de sollicitatieprocedure?
David Wind
Coördinator bedrijfsvoering
d.wind@rug.nl
Informatie over solliciteren
Bij de planning van de gesprekken houden wij zoveel mogelijk rekening met jouw agenda.
De Rijksuniversiteit Groningen vindt sociale veiligheid belangrijk. We streven ernaar een universiteit te zijn waar medewerkers en studenten zich gerespecteerd en thuis voelen, ongeacht verschillen in achtergronden, ervaringen, perspectieven en identiteit. Voor meer informatie zie ook onze pagina over ons diversiteitsbeleid.
Acquisitie wordt niet op prijs gesteld.
Onze selectieprocedure volgt de richtlijnen van de NVP Sollicitatiecode
Lees hier het document