Medewerkers Educational Administration en Student Support Desk
Solliciteer nuMedewerkers Educational Administration en Student Support Desk
Ben jij de teamspeler die graag studenten en collega’s helpt met een glimlach, precies weet hoe je administratieve processen soepel laat verlopen en ben je thuis in een dynamische omgeving?
Dan zoeken we jou als medewerker van de onderwijsadministratie (en mogelijk) Student Support Desk. Voor de periode juni t/m december 2026 zijn we op zoek naar 2 medewerkers ter vervanging van zwangerschapsverlof.
Medewerkers Educational Administration en Student Support Desk
Solliciteer nu
Wat ga je doen?
Je komt terecht in een gezellig team met een gezamenlijke werkplek in het Duisenberg gebouw op het Zernikepark in Groningen. Het team bestaat uit verschillende clusters die elk een eigen expertise gebied hebben. De vervanging is in eerste plaats gericht op het cluster dat zich bezighoudt met afstudeerprocessen. De sfeer is open en informeel met veel direct contact met je collega’s, studenten en andere stakeholders zoals docenten, vakgroepen en de examencommissie.
Als medewerker bij de Educational Administration (onderwijsadministratie) en Student Support Desk (SSD) kun je ingezet worden op alle voorkomende werkzaamheden binnen de onderwijsadministratie. Het kan hierbij om onder andere het volgende gaan:
- Resultatenverwerking.
- Administratieve afhandeling van het afstudeerproces (afhandelen programma-goedkeurings aanvragen, registreren van geslaagden, aanmaken van diploma’s en diplomasupplementen, voorbereiden van diploma-uitreikingen).
- (Ondersteuning bij) organisatie voorzieningen voor studenten met een functiebeperking.
- (Ondersteuning bij) archivering van digitale studentendossiers.
- Beantwoorden van vragen van studenten, docenten en medewerkers (zowel in het Engels als Nederlands) via e-mail, telefoon en in persoon.
Enkele dagdelen per week bij de Student Support Desk (frontoffice) kunnen eveneens onderdeel zijn van het takenpakket.
De Student Support Desk is een centraal aanspreekpunt voor zowel studenten als medewerkers met uiteenlopende vragen. Waar nodig worden studenten doorverwezen naar de juiste contactpersoon of afdeling, binnen de Faculteit Economie en Bedrijfskunde (FEB), elders binnen de Rijksuniversiteit Groningen (RUG), of extern. Daarnaast vervult de SSD diverse administratieve taken, waaronder verificatieverzoeken, het uitreiken van diploma’s, het opstellen van cijferlijsten en diverse verklaringen, en het bieden van ondersteuning tijdens het o.a. afstudeerproces. Ook begeleidt de SSD nieuwe studenten bij hun start van de studie.
De ondersteuning wordt aangeboden aan de balie, maar ook telefonisch en per e-mail. Hierbij wordt nauw samengewerkt met collega’s binnen de onderwijsadministratie en de SSD zelf. Daarnaast is er regelmatig contact met andere afdelingen binnen de faculteit, evenals met de centrale afdeling Studenten Informatie & Administratie (SIA).
De dagelijkse aansturing van het team Educational Administration is in handen van een coördinator, dit geldt ook voor het team SSD.
Wie ben jij?
- Een afgeronde mbo+/hbo-opleiding of door werkervaring vergelijkbaar niveau.
- Kennis van en ervaring met alle voorkomende werkzaamheden op een onderwijsadministratie, zoals resultatenverwerking, administratieve afhandeling van programma-goedkeuringsaanvragen, vrijstellings- en wijzigingsverzoeken, afstudeerproces, roostering surveillanten, organisatie van speciale voorzieningen voor functiebeperkte studenten, en archivering van digitale studentendossiers is een pre.
- Kennis van en ervaring met Microsoft Office, Gmail/Thunderbird, ProgressPortaal, Progress.NET, Corsa, Formdesk, Google Drive is een pré maar geen dealbreaker.
- Uitstekende schriftelijke en mondelinge beheersing van het Nederlands en Engels.
- Uitstekende organisatorische en communicatieve vaardigheden.
- Competenties: accuratesse, stressbestendigheid, resultaat- en oplossingsgerichtheid, teamgeest, dienstverlenende instelling (klantvriendelijk), toegankelijk, flexibiliteit, integer, analytisch, zelfstandig, efficiënt, doortastend.
Wat kan je van ons verwachten?
- Wij bieden, in overeenstemming met cao Nederlandse Universiteiten een salaris van minimaal € 3.057 tot maximaal € 3.985 (schaal 07) bruto per maand bij een fulltime dienstverband.
- 232 verlofuren per jaar, o.b.v. een 38-urige werkweek (1.0 fte). Je kunt ook meer of minder uren werken, in ruil voor meer of minder vrije uren. Zo spaar je bij een 40-urige werkweek 96 extra vrije uren en lever je bij een 36-urige werkweek 96 uur in.
- Eindejaarsuitkering van 8,3% en 8% vakantietoeslag.
- Uitgebreide mogelijkheden voor persoonlijke en professionele ontwikkeling.
- We zijn op zoek naar twee collega’s die samen 1,4 fte werken, voor de periode van 1-6-2026 tot en met 31-12-2026 (zeven maanden).
Waar ga je werken?
Bij de Rijksuniversiteit Groningen (RUG) werk je bij een brede topuniversiteit, met aandacht voor alle takken van wetenschap en techniek. Ondersteunende medewerkers leveren een essentiële bijdrage aan de inzet van docenten en onderzoekers voor de ontwikkeling van talent en een betere, duurzame samenleving. De RUG wil een open academische gemeenschap zijn met een inclusief en veilig werkklimaat dat je uitnodigt om jouw waarde toe te voegen.
De Faculteit Economie en Bedrijfskunde (FEB) heeft ongeveer 7.000 studenten en 700 medewerkers die samen een informele, persoonlijke en inspirerende academische gemeenschap vormen. We bieden een ambitieuze, open en dynamische werkomgeving die zowel studenten als medewerkers stimuleert om te blijven innoveren. Ongeveer 25% van onze studenten en 35% van onze medewerkers komt uit het buitenland, wat bijdraagt aan een internationale sfeer. Met accreditaties van zowel EQUIS als AACSB behoort FEB tot de top 1% van business schools wereldwijd. Bij FEB geloven we in connecting for impact: we brengen studenten, academici en externe belanghebbenden samen om gezamenlijk een positieve invloed uit te oefenen op regionale, nationale en mondiale economische en bedrijfskundige vraagstukken, zowel in de wetenschap als in de samenleving. Wil je meer weten over de Faculteit Economie en Bedrijfskunde? Kijk dan op rug.nl/feb.
De afdeling Educational Administration and Student Support (EASS) van de Faculteit Economie en Bedrijfskunde is verantwoordelijk voor een klantgerichte en up-to-date dienstverlening aan de studenten van de faculteit, en voor een gestructureerde en efficiënte onderwijsadministratie. De afdeling omvat circa 35 medewerkers, van wie het merendeel werkt in teams met een eigen coördinator: Student Support Desk, Onderwijsadministratie, Exchange, Functioneel Beheer, Roostering en Studieadvies.
Het grootste gedeelte van je werkzaamheden zullen voor de onderwijsadministratie zijn met wellicht ook een gedeelte ondersteuning van de Student Support Desk.
De afdeling werkt nauw samen met het bestuur, de opleidingsdirecteuren, de secretariaten van de vakgroepen en andere ondersteunende afdelingen binnen de faculteit. Tevens bestaat er een belangrijke samenwerkingsrelatie met diverse centrale afdelingen van de Rijksuniversiteit Groningen. De medewerkers van de afdeling werken resultaatgericht aan eigen taakgebieden en daarnaast in voorkomende gevallen aan afdelingsoverstijgende projecten. De faculteit beschikt over uitstekende voorzieningen voor het onderwijs. Internationalisering is een belangrijk speerpunt, vandaar dat de medewerkers zowel in het Engels als in het Nederlands communiceren.
string(24) "sollicitatieprocedure_nl"
array(1) {
["stappen"]=>
array(5) {
[0]=>
array(2) {
["titel"]=>
string(17) "Jouw sollicitatie"
["uitleg"]=>
string(80) "Nadat je jouw sollicitatie hebt ingediend, ontvang je een bevestiging per mail. "
}
[1]=>
array(2) {
["titel"]=>
string(8) "Selectie"
["uitleg"]=>
string(126) "De selectiecommissie beoordeelt je sollicitatie en laat je zo spoedig mogelijk weten of je wordt uitgenodigd voor een gesprek."
}
[2]=>
array(2) {
["titel"]=>
string(14) "Eerste gesprek"
["uitleg"]=>
string(112) "We leren elkaar graag beter kennen tijdens een eerste gesprek, dat zowel online als op locatie kan plaatsvinden."
}
[3]=>
array(2) {
["titel"]=>
string(64) "Tweede gesprek en mogelijk assessment en/of opvragen referenties"
["uitleg"]=>
string(158) "Mogelijk plannen we nog een tweede gesprek met je in. Dit gesprek wordt eventueel aangevuld met een assessment. Ook kunnen hier referenties worden opgevraagd."
}
[4]=>
array(2) {
["titel"]=>
string(25) "Arbeidsvoorwaardengesprek"
["uitleg"]=>
string(394) "Na een positief gesprek, nemen we samen de arbeidsvoorwaarden door. Als alles rond is, heten we je van harte welkom bij de RUG!
Ben je benieuwd hoe de onboarding bij de RUG verloopt? Op onze informatiepagina voor nieuwe medewerkers lees je wat je kunt verwachten."
}
}
}
array(5) {
[0]=>
array(2) {
["titel"]=>
string(17) "Jouw sollicitatie"
["uitleg"]=>
string(80) "Nadat je jouw sollicitatie hebt ingediend, ontvang je een bevestiging per mail. "
}
[1]=>
array(2) {
["titel"]=>
string(8) "Selectie"
["uitleg"]=>
string(126) "De selectiecommissie beoordeelt je sollicitatie en laat je zo spoedig mogelijk weten of je wordt uitgenodigd voor een gesprek."
}
[2]=>
array(2) {
["titel"]=>
string(14) "Eerste gesprek"
["uitleg"]=>
string(112) "We leren elkaar graag beter kennen tijdens een eerste gesprek, dat zowel online als op locatie kan plaatsvinden."
}
[3]=>
array(2) {
["titel"]=>
string(64) "Tweede gesprek en mogelijk assessment en/of opvragen referenties"
["uitleg"]=>
string(158) "Mogelijk plannen we nog een tweede gesprek met je in. Dit gesprek wordt eventueel aangevuld met een assessment. Ook kunnen hier referenties worden opgevraagd."
}
[4]=>
array(2) {
["titel"]=>
string(25) "Arbeidsvoorwaardengesprek"
["uitleg"]=>
string(394) "Na een positief gesprek, nemen we samen de arbeidsvoorwaarden door. Als alles rond is, heten we je van harte welkom bij de RUG!
Ben je benieuwd hoe de onboarding bij de RUG verloopt? Op onze informatiepagina voor nieuwe medewerkers lees je wat je kunt verwachten."
}
}
Sollicitatieprocedure
Nadat je jouw sollicitatie hebt ingediend, ontvang je een bevestiging per mail.
De selectiecommissie beoordeelt je sollicitatie en laat je zo spoedig mogelijk weten of je wordt uitgenodigd voor een gesprek.
We leren elkaar graag beter kennen tijdens een eerste gesprek, dat zowel online als op locatie kan plaatsvinden.
Mogelijk plannen we nog een tweede gesprek met je in. Dit gesprek wordt eventueel aangevuld met een assessment. Ook kunnen hier referenties worden opgevraagd.
Na een positief gesprek, nemen we samen de arbeidsvoorwaarden door. Als alles rond is, heten we je van harte welkom bij de RUG! Ben je benieuwd hoe de onboarding bij de RUG verloopt? Op onze informatiepagina voor nieuwe medewerkers lees je wat je kunt verwachten.
Interesse?
Klinkt dit als een uitdaging die bij je past? Solliciteer dan direct via onderstaande knop!
Voeg bij je sollicitatie de volgende documenten toe:
- CV
- Motivatiebrief.
Heb je vragen of meer informatie nodig?
-
Heb je vragen over de inhoud van de vacature?
Freek Bosscha
Medewerker administratieve processen en systemen
f.j.bosscha@rug.nl -
Heb je vragen over de sollicitatieprocedure?
Sjors van Ooij
Afdelingshoofd
S.van.Ooij@rug.nl
Informatie over solliciteren
Bij de planning van de gesprekken houden wij zoveel mogelijk rekening met jouw agenda.
De Rijksuniversiteit Groningen vindt sociale veiligheid belangrijk. We streven ernaar een universiteit te zijn waar medewerkers en studenten zich gerespecteerd en thuis voelen, ongeacht verschillen in achtergronden, ervaringen, perspectieven en identiteit. Voor meer informatie zie ook onze pagina over ons diversiteitsbeleid.
Acquisitie wordt niet op prijs gesteld.
Onze selectieprocedure volgt de richtlijnen van de NVP Sollicitatiecode
Lees hier het document